Aviso de Prácticas de Privacidad de Sealants for Smiles®

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA Y DENTAL ACERCA DE SU NIÑO PUEDE SER USADA Y REVELADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LEA CON CUIDADO.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este Aviso, por favor póngase en contacto con nuestro Oficial de Privacidad al número que aparece al final de este aviso.

Cada vez que su niño recibe servicios de Sealants for Smiles®, se hace un registro de esta visita. Normalmente, este registro contiene un estado de salud bucal basado en un examen visual, un plan de tratamiento dental sellador, una evaluación visual de los dientes individuales, e información relacionada a la facturación. Este aviso se aplica a todos los registros de atención de su hijo generados por los dentistas e higienistas dentales de Sealants for Smiles®.

Nuestras Responsabilidades

Sealants for Smiles® está obligado por ley a mantener la privacidad de la información médica de su hijo y que le proporcionará una descripción de sus deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su información de salud. El aviso presente se publicará en nuestra página web en www.sealantsforsmiles.org. La notificación incluirá la fecha de vigencia. Además, haremos nuestro esfuerzo mejor para ofrecerle una copia de este aviso. Lo único que le pedimos a usted es que nos proporcione su firma.

Estamos obligados por ley cumplir con los términos de este aviso y notificarle a usted si se hacen cambios en este Aviso, los cuales pueden suceder en cualquier momento. Los cambios en el Aviso se aplicarán a su información médica y dental que ya mantenemos así como nueva información recibida después de que ocurra el cambio. Si cambiamos nuestro aviso, esto se publicará en nuestra página web en www.sealantsforsmiles.org. Usted también puede solicitar que se le envíe un aviso revisado a usted por correo. Este aviso también servirá para aconsejarle sobre sus derechos con respecto a la información médica y dental de su hijo.

Las maneras en que se puede usar y divulgar la información Dental y Médica sobre su hijo

Las categorías siguientes describen ejemplos de la forma en que la información médica y dental se utiliza y puede divulgar:

Para el tratamiento: Se puede usar información médica y dental de su hijo para proveer, coordinar y administrar el tratamiento o los servicios para su hijo. Se puede revelar información médica y dental de su hijo a otros dentistas, médicos, enfermeras escolares, directores y otro personal que están involucrados en el cuidado de su hijo. Por ejemplo, una enfermera de la escuela podría necesitar saber la información sobre el estado de salud bucal de su hijo. También se puede proporcionar a un proveedor de la salud posterior, copias de diferentes informes que puedan ayudarle en el tratamiento de su hijo. Por ejemplo, su información médica y dental puede ser proporcionada a un dentista a quien se ha referido para asegurar que el dentista tiene información adecuada sobre el tratamiento y diagnóstico previo de su hijo.

Para pago: Se puede usar y divulgar la información dental y médica sobre el tratamiento y los servicios de su hijo para facturar y cobrar el pago de Medicaid, su compañía de seguros o un tercero pagador. Por ejemplo, es posible que necesitemos dar Medicaid la información de su hijo antes de aprobar o pagar los servicios de atención de salud que proporcionamos para su hijo.

Para operaciones de atención de salud: Se puede usar o revelar, según sea necesario, la información de salud de su hijo con el fin de apoyar nuestras actividades comerciales. Estas actividades pueden incluir, pero no están limitadas a, actividades de evaluación de calidad, actividades de revisión de empleados, licencias, marketing, asesoría legal, apoyo contable, facturación y cobros y de conducir o arreglar para otras actividades económicas. También puede llamar a su niño por su nombre en las aulas escolares cuando nuestros dentistas o higienistas dentales están listos para dar servicio a su hijo.

Asociados comerciales: Hay algunos servicios proporcionados en nuestra organización por medio de contratos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen la garantía de calidad, contabilidad, servicios legales, servicios de facturación y seguros. Cuando se contratan estos servicios, se puede divulgar información sobre la salud de su hijo a nuestros asociados de negocios para que puedan realizar el trabajo que les hemos pedido y facturarle a Medicaid o su tercero pagador por los servicios prestados. Entonces, para proteger la información de salud de su hijo, requerimos que el asociado comercial proteja de forma apropiada la información de su hijo mediante un contrato escrito.

Otros Usos Permitidos y Requeridos y Revelaciones que se pueden hacer con su consentimiento, autorización o la oportunidad de oponerse.

También se puede utilizar y divulgar la información de salud de su hijo como se establece a continuación. Usted tiene la oportunidad de aceptar u oponerse al uso o divulgación de la totalidad o parte de la información de salud de su hijo en estas instancias. Si usted no está presente o no puede aceptar u objetar al uso o divulgación de la información de la salud (por ejemplo, en una situación de emergencia), el profesional dental puede, usando criterio profesional, determinar si la divulgación sea en el mejor interés de su hijo. En este caso, sólo la información que sea necesario para el cuidado de la salud de su niño será compartida. Además, se puede divulgar la información médica y dental de su hijo a una entidad que ayuda en caso de desastre a fin de que la familia de su hijo sea notificada acerca de la condición, estado y ubicación de su hijo.

Se puede usar o divulgar información de salud de su hijo en las siguientes situaciones sin la autorización de usted o sin proporcionarle la oportunidad de oponerse. También, como sea requerido por la ley, se puede usar y divulgar la información médica a los siguientes tipos de organizaciones, incluyendo pero no limitado a:

  • Administración de Alimentos y Fármacos (FDA)
  • Salud Pública o autoridades legales encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades 
  • Instituciones Correccionales 
  • Trabajadores Agentes de compensación 
  • Órganos y Tejidos Organizaciones Donación 
  • Autoridades militares 
  • Agencias de Supervisión de la Salud 
  • Directores de Funerarias, Médicos Forenses y Dental y Examinadores Médicos 
  • Seguridad Nacional e Inteligencia 
  • Servicios de Protección para el Presidente y Otros 
  • Autoridad que recibe informes sobre abuso y negligencia 
  • Aplicación de la ley / Procedimientos Legales: Se puede divulgar información médica para propósitos de aplicación de la ley como lo exige la ley o en respuesta a una citación válida. 
  • Requisitos Específicos del Estado: Muchos estados tienen requisitos de notificación que incluyen actividades poblacionales que se relacionan con mejorar la salud o reducir los costos de atención de salud.

Sus Derechos de Información de Salud

Aunque el historial de salud de su hijo es la propiedad física de Sealants for Smiles®, usted tiene derecho a:

Inspeccionar y Copiar: Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar la información médica y dental que se puede utilizar para hacer decisiones sobre el cuidado de su hijo. Le pedimos que envíe estas peticiones por escrito. Por lo general, esto incluye los registros dentales y médicos y de facturación, pero no incluye información compilada en anticipación razonable, o para el uso en, un procedimiento civil, penal, o administrativa. Se puede negar su petición. Nosotros cumpliremos con el resultado de la revisión. Las solicitudes de acceso y copias de la información médica y dental de su hijo deben ser presentadas a Sealants for Smiles® por escrito.

Modificar: Si considera que la información dental y médica que tenemos sobre su hijo sea incorrecta o incompleta, usted puede pedirnos que corrijamos la información mediante la presentación de una solicitud por escrito. Además, usted tiene el derecho de solicitar una enmienda durante todo el tiempo que tengamos la información. Es posible que se niege su solicitud de enmienda, y si esto suceda, le notificaremos la razón de dicha decisión.

Una Contabilización de las Revelaciones: Usted tiene el derecho de solicitar una contabilidad de nuestras revelaciones de información dental y médica sobre su hijo con excepción de ciertas circunstancias, incluyendo revelaciones para tratamiento, pago, operaciones de cuidado de salud o donde usted autorizó específicamente una revelación. Sealants for Smiles® proporcionará la primera explicación a usted en cualquier período de 12 meses sin cargos. Sealants for Smiles® pueden imponer una cobra de $ 10.00 por cada solicitud posterior de una rendición de cuentas dentro del periodo de 12 meses. Le pedimos que envíe estas peticiones por escrito.

Solicitar restricciones: Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación de la información médica y dental que usamos o revelamos acerca de las operaciones de tratamiento, pago o atención médica de su hijo. Usted también tiene el derecho de solicitar un límite en la información dental y médica de su niño que se le puede divulgar a alguien que cuida a su hijo o tiene responsabilidad del pago de su cuidado, como un familiar o amigo. Por ejemplo, usted podría pedir que no usemos ni revelemos información sobre un procedimiento que se le hizo a su hijo. Le pedimos que envíe estas peticiones por escrito.

*No estamos obligados a aceptar una solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con la solicitud de usted a menos que la información sea necesaria para proporcionarle a su hijo un tratamiento de emergencia.

Solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos y dentales en una manera específica o en cierto lugar. Estaremos de acuerdo con la solicitud a la medida en que sea razonable para que lo hagamos. Por ejemplo, usted podría pedir que utilicemos una dirección alternativa para el envío de información. Le pedimos a usted que envíe estas peticiones por escrito.

Una copia impresa de este aviso: Usted tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso. Usted nos puede pedir que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si usted ha aceptado recibir este aviso electrónicamente, usted todavía tiene derecho de recibir una copia en papel de este aviso.

*Para ejercer cualquiera de sus derechos, favor de obtener las formas necesarias del Funcionario de Privacidad y presentar su solicitud por escrito.

Quejas:

Si usted cree que los derechos de privacidad se han violados, puede presentar una queja con nosotros. Llame al (801) 313-7097 y pregunte al oficial de privacidad o póngase en contacto con el Secretario del Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito también. Ni usted ni su hijo será penalizado por presentar una queja.

Otros usos de la información médica y dental:

Otros usos y revelaciones de la información dental y médica no cubiertos por este aviso o las leyes que se aplican a nosotros se harán sólo con su permiso escrito. Si usted nos da permiso para usar o divulgar la información dental y médica de su hijo, usted puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su permiso, ya no podremos usar o revelar información médica y dental de su hijo por las razones cubiertas en su autorización escrita. Sin embargo, no se puede retirar ninguna divulgación que ya hemos hecho con su permiso y que estamos obligados a retener nuestros registros de la atención que le hemos proporcionado.

Oficial de Privacidad:  Dr. Roger J. Adams

Número de teléfono: (801) 313-7097